اهمیت برنامه ریزی در سازمان

*مژده یونسی/ مدیر دفتر برنامه ریزی و و فناوری اطلاعات موسسه

برنامه ریزی به سازمان کمک می کند مسیری را برای دستیابی به اهداف خود ترسیم کند. این فرآیند با بررسی عملیات جاری سازمان و شناسایی مواردی که باید از نظر عملیاتی در سال آینده بهبود یابد آغاز می شود. در ادامه، برنامه‌ریزی شامل تعیین گام‌های لازم برای رسیدن به مقصد مورد نظر و تجسم نتایج یا اهدافی است که سازمان می‌خواهد به آن دست پیدا کند.

استفاده بهینه از منابع

همه سازمان ها اعم از بزرگ و کوچک منابع محدودی دارند. فرآیند برنامه ریزی، اطلاعاتی را برای مدیریت ارشد فراهم می کند که تصمیم گیری موثری درخصوص نحوه تخصیص منابع انجام پذیرد به گونه ای که همزمان سازمان را قادر می سازد به اهداف خود دست پیدا کرده، بهره وری را به حداکثر رسانده و براین اساس منابع برای پروژه هایی که شانس موفقیت کمی دارند هدر نرود.

تعیین اهداف سازمانی

یکی از جنبه‌های کلیدی فرآیند برنامه‌ریزی، تعیین اهدافی است که کلیه افراد در سازمان را به چالش کشیده تا برای عملکرد بهتر تلاش کنند. این اهداف لازم است تهاجمی، اما واقع بینانه باشند. اگر در سازمان شرایطی به وجود آید تا کارکنان از عملکرد خود راضی باشند، در آینده ای نزدیک، این سازمان جایگاه خود را در مقابل رقبا از دست خواهد داد. فرآیند تعیین هدف می تواند زنگ خطری برای مدیرانی باشد که از عملکرد خود رضایت کامل دارند. مزیت دیگر هدف‌گذاری زمانی حاصل می شود که نتایج پیش بینی شده با نتایج واقعی مقایسه شود. در این شرایط، سازمان‌ها واریانس‌های قابل‌توجهی را از پیش‌بینی تحلیل می‌کنند و برای اصلاح شرایطی که درآمدها کمتر از برنامه یا هزینه‌ها بالاتر از هدف است، اقدام خواهند کرد.

مدیریت ریسک و عدم قطعیت

مدیریت ریسک برای موفقیت یک سازمان ضروری است. حتی بزرگترین شرکت ها نمی توانند محیط اقتصادی و رقابتی اطراف خود را کنترل کنند. قبل از اینکه عواقب منفی مالی ناشی از این رویدادها شدید شود، حوادث غیرمترقبه رخ می دهد که باید به سرعت با آنها برخورد کرد و از نتایج نامطلوب احتمالی جلوگیری کرد. برنامه ریزی، توسعه سناریوهای "چه می شود اگر" را تشویق می کند، جایی که مدیران سعی می کنند عوامل خطر احتمالی را تصور کنند و برنامه های احتمالی را برای مقابله با آنها توسعه دهند. سرعت تغییر در کسب و کار سریع است و سازمان ها باید بتوانند به سرعت استراتژی های خود را با این شرایط در حال تغییر تنظیم کنند.

همکاری و کار گروهی

برنامه ریزی باعث تیم سازی و روحیه همکاری می شود. هنگامی که سند برنامه ریزی راهبردی سازمان تکمیل و به اعضای سازمان ابلاغ می شود، همه می دانند که چه وظایفی دارند و چگونه سایر بخش های سازمان برای انجام وظایف محوله به کمک و تخصص آنها نیاز دارند. آنها می بینند که چگونه کارشان به موفقیت کل سازمان کمک می کند و می توانند به مشارکت خود افتخار کنند. زمانی که مدیریت ارشد از مدیران بخش های مختلف برای رسیدن به اهداف تعیین شده در سند راهبردی دعوت به همکاری می کند، تضاد بالقوه میان بخش ها به طور قابل ملاحظه ای کاهش می یابد.

ایجاد مزیت های رقابتی

برنامه ریزی به سازمان ها کمک می کند تا دیدی واقع بینانه از نقاط قوت و ضعف فعلی خود نسبت به رقبای اصلی داشته باشند. تیم مدیریت بخش هایی که رقبا ممکن است در آن کاستی داشته باشند را شناسایی کرده و سپس استراتژی های مختلفی را برای استفاده از این نقاط ضعف به کار می گیرند. مشاهده اقدامات رقبا همچنین می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند فرصت‌هایی را که ممکن است نادیده گرفته‌ باشند شناسایی کند (مانند بازارهای بین‌المللی در حال ظهور یا فرصت‌های جدید توسعه).

در پایان می توان نتیجه گرفت که برنامه ریزی نگاهی به آینده است و به سطوح مختلف مدیریت در انجام فعالیت‌های سازمانی جهت داده، قدرت رقابتی سازمان را افزایش می دهد و به سازمان فرصت می دهد تا فرصت‌های جدید را کشف کرده و در نتیجه آینده خود را وضوح ترسیم نماید.