لیست اسامی براساس اولویت تعیین شده از سوی شرکت راه آهن و شرکتهای اقماری در صورت تأمین منابع برابر بودجه مصوب، ماهانه به ادارات ارسال می شود.

براساس کمترین حقوق دریافتی و تعیین شده از سوی شرکت راه آهن و شرکتهای اقماری اولویت بندی شده است.

طبق تفاهم نامه در پایان ماه می بایستی وام پرداخت و لیست پرداختی در پنجم ماه بعد به موسسه ارسال گردد.(در صورت عدم مشکل در سیستم بانکی به دلیل پرداخت گروهی)

سیستم انفورماتیک تمامی بانکها و بخصوص بانک مهر ایران خارج از موضوع تفاهم نامه و بدون در نظر گرفتن اینکه اقساط توسط موسسه در موعد مقرر به حساب بانک واریز می گردد، مستقلاً برابر ضوابط بانکی اقدام به ارسال پیامک قبل از موعد سررسید قسط می نماید و به نوعی اطلاع رسانی موعد سررسید قسط را اعلام می نماید.

می بایستی قبل از مرخصی با امور پیگیری و وصول مطالبات موسسه در خصوص واریز اقساط باقیمانده، هماهنگی های لازم را نمایند.

با تکمیل فرم خروج توسط متقاضی و تائید آن توسط امور مالی ذیربط به همراه آخرین فیش حقوقی که کسورسهمین و اقساط وام دریافتی از موسسه کسر نشده باشد را بهمراه نامه اداره ذیربط به موسسه ارسال نمایند. در ضمن در صورت داشتن وام قرض الحسنه ضروری، ابتدا با مکاتبه و هماهنگی با بانک ذیربط نسبت به تسویه وام اقدام گردیده و پس از ارسال و ثبت آخرین فایل کسور مذکور(آخرین سهمین و اقساط وام کسر شده ) متعاقب آن تسویه حساب در اسرع وقت انجام خواهد پذیرفت.

زمان تسویه حساب، بستگی به ارسال فایل و کسور ماه مورد نظر و وایز آن از سوی امور مالی اداره ذیربط دارد و بلافاصله پس از اعمال موارد یاد شده تسویه حساب انجام می شود.

افرادی که با صندوق تسویه حساب می نمایند می توانند بعد از گذشت 2 سال مجدد در صندوق عضو شوند که این امر با درخواست متقاضی و اعلام اداره ذربط انجام می پذیرد.

عضویت در صندوق برای کارکنان شرکتهای اقماری برابر اساسنامه با تصویب هیات مدیره شرکت راه آهن انجام می پذیرد.

برابر اساسنامه و آیین نامه ها و دستورالعمل وام در زمان خروج از خدمت و انصراف از عضویت صندوق الباقی بدهی وام با مطالبات اندوخته تهاتر و تسویه می گردد.